Dans le domaine de la logistique – comme dans la majorité des industries – un élément clé favorise la réussite : la communication. Une lacune sur ce volet peut entraîner de lourdes pertes en temps, argent ou ressources. En plus de nuire à la productivité, elle peut créer une ambiance de travail négative et même vous faire rater des opportunités intéressantes. S’attarder aux processus de communication de votre entreprise est essentiel.
L’importance accordée à la communication chez Groupe AFFI Logistique, tant avec nos clients que nos partenaires et employés, est selon nous l’une des choses qui nous permettent d’atteindre un haut niveau de qualité.
Nous souhaitons donc partager avec vous 6 conseils pour favoriser lune bonne communication au sein de votre équipe.
- Si vous n’avez pas de plan de communication ou s’il date, c’est par là que vous devriez commencer. Vos efforts seront peu rentables s’ils ne sont pas effectués dans une direction commune. En vous dotant d’un plan, vous vous assurerez que toutes vos équipes sont sur la même longueur d’onde.
- Clarifiez votre chaîne de communication. Comme pour la chaîne d’approvisionnement, la trajectoire suivie par un message doit être précise : à qui doit-on signaler un événement particulier? Qui fait part d’une situation à qui?
- Brisez les silos. En partageant le savoir dans votre entreprise, vous encouragerez la collaboration tout en diminuant le dédoublement des informations. Si votre chaîne doit être définie, elle n’a pas forcément à être linéaire! Vous éviterez ainsi les problèmes du type : il y a une seule personne qui connaît la réponse, et elle est absente.
- Préparez vos messages : quoi, quand, comment et à qui. Avant d’entrer en contact avec l’un de vos collègues ou employés, déterminez l’objectif que vous souhaitez atteindre grâce à ce message et réfléchissez à la meilleure façon de le transmettre. Est-ce qu’un appel suffit ou une rencontre formelle est nécessaire? Posez-vous des questions!
- Établissez des canaux de communication officiels. Si certaines informations doivent être véhiculées sur une base régulière, définissez la manière par laquelle elles doivent l’être. Par exemple, si un chef d’équipe attend une confirmation par courriel et que l’employé lui laisse un mémo sur son bureau, il peut y avoir de la confusion. Pensez-y d’avance et évitez les malentendus!
- Soyez aussi cohérents avec vos clients. Établissez une politique de point de contact unique. De cette façon, chaque client est attribué à une personne-ressource. Si cette personne ne peut répondre aux questions du client, c’est alors à elle de s’informer auprès de ses collègues. Vous éviterez ainsi à vos clients de jouer à la chaise musicale, d’une boite vocale à l’autre.
Et finalement : mesurez l’efficacité de vos communications. Puisque vous avez déterminé l’objectif de vos messages et structuré vos communications, vous êtes en mesure d’analyser leur performance. Posez-vous ces questions : Votre but a-t-il été atteint? Qu’est-ce qui a bien et moins bien fonctionné? Comment pourriez-vous faire mieux?
Parlant de communication, pourquoi ne pas entrer en contact avec notre équipe pour discuter de vos besoins en logistique?
